在深圳智能档案管理柜兴起之前，仓库中有大量的文件，每次仓库的备货或者入库或者出库都是依靠人工参与，耗费大量的人力和时间，出错的风险较高；面对海量的档案，人工管理的难度越来越大，非法交付的档案没有实时监控，随时存在档案丢失的风险。智能档案柜的出现，有效解决了传统归档存储的一系列痛点。
智能密集柜实现有序存储和搜索。 学校档案有很多种，包括学生档案、人事档案、工作内容、工作计划等。文件智能密集柜有一个排序和标签装置，可以把同类型的文件放在一起。同时，智能密集柜有灯光定位引导系统。需要查找文件时，只需通过语音或触摸屏或远程操作即可。所以学校购买智能密集柜促进了档案管理规范的标准化。
智能档案柜有什么优点？ 移动更加方便快捷。根据深圳智能法院档案柜智能系统的工作原理，按下机柜上的显示按钮或电脑操作说明，可以自动打开和关闭智能档案柜的机架。在一些特殊的紧急断电情况下，还可以通过摇动摇把切换智能 档案柜。
