在深圳智能档案管理柜兴起之前，仓库中有大量的文件，每次仓库的备货或者入库或者出库都是依靠人工参与，耗费大量的人力和时间，出错的风险较高；面对海量的档案，人工管理的难度越来越大，非法交付的档案没有实时监控，随时存在档案丢失的风险。智能档案柜的出现，有效解决了传统归档存储的一系列痛点。
保持文件整洁，避免灰尘落在上面。 当纸质文件被灰尘侵蚀后，不容易清理，不小心清理可能会出现撕裂损坏的现象。文件智能密集柜是可移动的，因此在不需要搜索和检索文件时，整个书架处于关闭状态。一方面节省了档案仓库的大量面积，另一方面也防止了灰尘落入档案中，保持了档案的整洁。所以学校采购智能 密集柜后，档案管理更加规范。
智能档案柜有什么优点？ 移动更加方便快捷。根据深圳智能法院档案柜智能系统的工作原理，按下机柜上的显示按钮或电脑操作说明，可以自动打开和关闭智能档案柜的机架。在一些特殊的紧急断电情况下，还可以通过摇动摇把切换智能 档案柜。
