数码复印机以它有着高效的生产力、优质的图像质量、功能的多样化（复印、传真、网络打印等）、可靠性高和可升级的设计系统，成为了人们办公自动化的设备，其实在办公中zui担心的就是碰到使用的复印机出现了故障，而且有时候自己又找不出原因，不知道是不是因为自己的操作不当才引起的某些功能出现障碍，公司就只能花时间花精力来请人维修，有时候我们甚至会因为复印机出现故障没有按时完成客户的要求，导致与客户合同的终止，那么我们怎么能看出复印机是因为我们自己本身操作不当引发的问题了？
有时候当我们复印一些色彩比较多的原稿时，会发现复印出来的色彩浓度不一样，有些颜色很鲜亮，有些颜色就会略显灰暗，这主要是因为不同的复印机他们对于原稿颜色的敏感度一样所引起的，有的复印机对某种颜色会很敏感，而有的复印机对这种颜色就没有那么敏感，复印机的正确摆放：要注意防高温、防尘、防震、防阳光直射，同时要保证通风换气环境良好，因为复印机会产生微量臭氧，而操作人员更应该每工作一段时间就到户外透透气休息片刻。
如有斑点，使用软质的玻璃清洁物清洁玻璃，如果您的复印件的背景有阴影，那么您的复印机的镜头上有可能进入了灰尘，如果需要复印书籍等需要装订的文件，请选用具有"分离扫描"(splitscanfeature)性能的复印机，这样，可以消除由于装订不平整而产生的复印阴影，当复印机面版显示红灯加，粉信号时用户就应及时对复印机进行加碳粉，如果加，当添加复印纸前先要检查一下纸张是否干爽、结净，然后前后理顺复印纸叠顺整齐再放到纸张大小规格一致的纸盘里。
